19 de setembro de 2017
Ferramentas digitais são úteis para estimular nossa produtividade no trabalho. Como muitas são gratuitas, os resultados obtidos tendem a ter um custo-benefício vantajoso para o trabalhador ou empreendedor. No entanto, qualquer ferramenta – digital ou analógica – é inútil se não forem acompanhadas pela forma adequada de utilizá-las.
O problema atinge desde grandes companhias que se descuidam em relação aos processos internos quanto funcionários e pequenos empreendedores. As tarefas entulham a lista de afazeres, o estresse dispara e a produtividade despenca.
Para evitar esse quadro e manter o fluxo de trabalho, gerar resultados e aumentar a produtividade, ao menos quatro soluções são fundamentais antes de escolher uma ferramenta digital:
1. Gestão do tempo
Essa é a principal ferramenta de qualquer pessoa, seja para conquistar um objetivo ou concluir uma tarefa simples, o temp consumido em um processo não poderá ser recuperado. Por isso, é necessário saber estipular metas, definir prioridades e saber focar no que vai gerar resultado e valor.
Para atividades de escritório, algumas ferramentas podem ajudar a desenvolver a disciplina necessária para usar melhor o tempo. Existem várias técnicas e tecnologias disponíveis, mas a mais popular é a Pomodoro.
Com grande aceitação desde que foi criada no anos 1980, mostra que pode ser uma aliada da produtividade. Veja detalhes de como funciona na nossa postagem clicando aqui.
2. Controle dos processos
Em qualquer atividade, qualquer que seja a escala de trabalho, dominar o processo é a única maneira de garantir o resultado final com qualidade. O controle de processos é uma disciplina conhecida quando o assunto é automação industrial: cada etapa precisa ser milimetricamente ajustada para que o produto tenha a qualidade desejada praticamente sem riscos.
Portanto, organizar suas atividades como processos é uma técnica que irá otimizar a produtividade e melhorar a qualidade do produto ou serviço final. Como efeito virtuoso, essa prática reduz o estresse ao deixar claro qual o próximo passo e o que fazer para executá-lo.
3. O próximo passo
A melhor maneira de executar as tarefas com excelência e cumprir prazos é simplificar e entender as próximas etapas.
Existem inúmeras técnicas de gerenciamento de projetos com abordagens diferentes para cada tipo de indústria. Novos softwares prometem ajudar a turbinar a produtividade e a resolver todos os problemas. Mas, se o trabalhador ou gestor não tiver a clareza do próximo passo a ser dado em direção ao objetivo estratégico da companhia, estará desperdiçando tempo e dinheiro.
4. Motivação
Para lembrar desses conselhos e aplicá-los no dia a dia, é preciso observar os resultados e manter a motivação. Leo Babauta, consultor e autor do blog Zen Habits, lembra que a motivação é como um músculo: para fortalecer, é preciso exercitar todos os dias.
E a melhor maneira para que isso aconteça é olhar para os resultados. Se a atividade está sendo bem executada, de maneira ótima e de acordo com processos firmes, o resultado tende a ser bom. Mais vendas, clientes mais satisfeitos, produto mais bem acabado, menos acidentes de trabalho.
Fonte: Administradores
